(Flujo de trabajo.)
Expresión que alude a la secuencia física y lógica de pasos que conforman el circuito seguido en una organización para realizar una determinada tarea.
Tradicionalmente, en el campo de los sistemas de información, el diseño del workflow implicaba la definición, mediante manuales de procedimientos, de la ruta física que debían seguir los formularios y del tratamiento lógico a que debían someterse sus datos. La difusión de las herramientas informáticas ha tenido un doble efecto innovador en este terreno. Por un lado, el soporte y traslado de la información tiene muchas etapas de tratamiento electrónico, y, por otra parte, las tecnologías de computación y comunicaciones permiten automatizar, coordinar y controlar la secuencia de pasos y el estado de cada tarea.
El software de workflow permite diseñar, ejecutar y controlar el flujo de trabajo más eficiente para cada tarea. Así como las redes conectan las personas, las herramientas de workflow conectan el trabajo de las personas.
En cada etapa de una tarea, una persona o un grupo de personas es responsable de un determinado trabajo. Cuando ese trabajo ha sido realizado, el software de workflow notifica y traslada los datos a la siguiente persona o grupo para que cumpla su trabajo en el proceso.
En realidad, la potencia de las herramientas del software de workflow trasciende el campo estricto de los flujos de tareas, ya que incursiona claramente en el terreno del diseño de procesos de negocios. Esto es así porque el workflow es la automatización de un proceso de negocios por la cual la información, las tareas o los documentos pasan de un participante a otro para que cada uno realice una acción de acuerdo con un conjunto de reglas e integrando imágenes, documentos y otras formas de información.
La implantación del workflow aporta beneficios como los siguientes:
El software de workflow se encarga de rutear el trámite de acuerdo con reglas de negocio predefinidas. Mediante las capacidades de monitoreo y de generación de informes y estadísticas ofrecidas por el workflow, se detectan las deficiencias en la operación del proceso, permitiendo optimizar la performance y, por ello, mejorar la agilidad de ejecución en forma inmediata. Además, si el motor de workflow cuenta con capacidad de simulación, permite verificar con anticipación las consecuencias de la introducción de cambios en el proceso.
Dado que la definición y el cumplimiento de las reglas de negocio se hallan bajo el control exclusivo del workflow, resulta sencillo implantar la adaptación del proceso a nuevas normas de operación (tanto las internas como las derivadas de fuentes externas), sin necesidad de modificar los aplicativos que se ejecutan “detrás” del workflow.
Ver *front end*, *motor* y *simulación*.
Expresión que alude a la secuencia física y lógica de pasos que conforman el circuito seguido en una organización para realizar una determinada tarea.
Tradicionalmente, en el campo de los sistemas de información, el diseño del workflow implicaba la definición, mediante manuales de procedimientos, de la ruta física que debían seguir los formularios y del tratamiento lógico a que debían someterse sus datos. La difusión de las herramientas informáticas ha tenido un doble efecto innovador en este terreno. Por un lado, el soporte y traslado de la información tiene muchas etapas de tratamiento electrónico, y, por otra parte, las tecnologías de computación y comunicaciones permiten automatizar, coordinar y controlar la secuencia de pasos y el estado de cada tarea.
El software de workflow permite diseñar, ejecutar y controlar el flujo de trabajo más eficiente para cada tarea. Así como las redes conectan las personas, las herramientas de workflow conectan el trabajo de las personas.
En cada etapa de una tarea, una persona o un grupo de personas es responsable de un determinado trabajo. Cuando ese trabajo ha sido realizado, el software de workflow notifica y traslada los datos a la siguiente persona o grupo para que cumpla su trabajo en el proceso.
En realidad, la potencia de las herramientas del software de workflow trasciende el campo estricto de los flujos de tareas, ya que incursiona claramente en el terreno del diseño de procesos de negocios. Esto es así porque el workflow es la automatización de un proceso de negocios por la cual la información, las tareas o los documentos pasan de un participante a otro para que cada uno realice una acción de acuerdo con un conjunto de reglas e integrando imágenes, documentos y otras formas de información.
La implantación del workflow aporta beneficios como los siguientes:
- Reducción de tiempos de ejecución.
- Integridad y calidad del proceso.
- Control de eficiencia del proceso.
- Integración de terceras partes en el proceso.
- Eliminación de la registración múltiple de datos.
- Generación de remitos y partes de recepción digitales.
- Emisión de alertas por desvíos.
El software de workflow se encarga de rutear el trámite de acuerdo con reglas de negocio predefinidas. Mediante las capacidades de monitoreo y de generación de informes y estadísticas ofrecidas por el workflow, se detectan las deficiencias en la operación del proceso, permitiendo optimizar la performance y, por ello, mejorar la agilidad de ejecución en forma inmediata. Además, si el motor de workflow cuenta con capacidad de simulación, permite verificar con anticipación las consecuencias de la introducción de cambios en el proceso.
Dado que la definición y el cumplimiento de las reglas de negocio se hallan bajo el control exclusivo del workflow, resulta sencillo implantar la adaptación del proceso a nuevas normas de operación (tanto las internas como las derivadas de fuentes externas), sin necesidad de modificar los aplicativos que se ejecutan “detrás” del workflow.
Ver *front end*, *motor* y *simulación*.
